Alle documenten van een entiteit zijn beschikbaar in het overzicht. Wanneer het werkscherm document-overzichten bevat, kun je, door te wisselen van tabblad, een overzicht van de documenten van een andere entiteit krijgen. In een overzicht zijn verschillende acties beschikbaar voor de documenten. Ten eerste zijn er functies beschikbaar via de knoppen boven het overzicht: ‘Toevoegen’, ‘Verwijderen’ en ‘Bulk’ (meer over ‘Bulk’ onder de kop Wat is bulk bewerken en hoe gebruik ik het?.
Ook zijn er acties mogelijk wanneer de gebruiker met de rechtermuisknop op een document klikt: ‘Bewerken’, ‘Verwijderen’ en ‘Kopieren’.
Tot slot staan er ook nog twee opties achter ieder document, namelijk een potlood-icoon (‘Bewerken’) en een prullenbak-icoon (‘Verwijderen’).
Zodra een of meerdere objecten worden toegevoegd, bewerkt of gekopieerd, verschijnt er een nieuw scherm voor de gebruiker waarin het document (opnieuw) kan worden ingevuld. Hierbij moet wel rekening worden gehouden met validatie (zie hieronder).
#### Validatie en gewijzigde velden Validatie is een belangrijk aspect aan het opslaan van nieuwe of bewerkte documenten. Sommige zaken in een formulier moeten aan bepaalde eisen voldoen. Zo moet bijvoorbeeld een e-mail adres altijd een ‘@’-karakter bevatten. Indien uw invoer hier niet aan voldoen, verschijnt er een rode streep om het invoer-veld. Zo weet u dat de invoer hiervan dient te worden gecontroleerd. In het voorbeeld hieronder is bijvoorbeeld “Aanhef” niet ingevuld, terwijl dit veld niet leeg mag zijn. Daarom is dit veld dus niet valide!
Als een veld is aangepast door een gebruiker, zal het veld een rode driehoek krijgen. Dit veld is dan gemarkeerd als gewijzigd en zo kan de gebruiker eenvoudig zien welke velden de originele waardes nog hebben en welke zijn aangepast. In het voorbeeld hieronder zijn de velden “Titel” en “Aanhef” gewijzigd en dus voorzien van zo’n rode driehoek.
Het markeren van deze velden is handig voor bepaalde functionaliteiten. Een voorbeeld is dat wanneer een formulier wordt gesloten, er dan een waarschuwing op het scherm verschijnt of je zeker weet dat je deze wijzigingen wilt annuleren.
#### Geschiedenis is per document Elke keer dat een document wordt opgeslagen, wordt dit toegevoegd aan de geschiedenis van dit document. Als er dan een fout is gemaakt door een gebruiker, kan het document worden hersteld naar een eerdere versie (waarin de fout nog niet aanwezig was). Deze versies kunnen worden gevonden in het formulier van het document (bijvoorbeeld wanneer een document wordt bewerkt). Rechtsboven het formulier staat dan een menu met alle versies die beschikbaar zijn voor het document. Er staat bij wanneer de versie is gemaakt en door wie, zodat de gebruiker precies de versie kan uitkiezen die hij/zij nodig heeft. Via de bovenstaande markeringen is te zien wat er precies gewijzigd is ten opzichte van de huidige versie.
Mocht een document verwijderd zijn dan is ook “terug te draaien”. Zie hiervoor het onderdeel “prullenbak”.
#### Werking van documentboxen In sommige formulieren kan een documentbox voorkomen. Dit zijn velden waarin een verwijzing wordt verwacht naar een ander document. In het geval van een debiteur kan het bijvoorbeeld een verwijzing zijn naar een persoon of bedrijf. Zodra de gebruiker de documentbox heeft geselecteerd, kan er een verwijzing worden toegevoegd. Dit kan op meerdere manieren gebeuren.
#### Opslaan, verwijderen en prullenbak Zodra een nieuw of bewerkt document gevalideerd is, kan het worden opgeslagen door op de “Opslaan” knop rechtsonder in het scherm te drukken.
Opslaan houdt in dat het document naar de database gestuurd wordt, er komt een melding voor de gebruiker of het object correct is opgeslagen en de gebruiker wordt terug gestuurd naar het overzicht van alle documenten.
Een document kan ook worden verwijderd. Dit wordt gedaan door op de verwijder knop linksonder in het scherm te drukken (zie het voorbeeld hierboven). Zodra een document verwijderd wordt, komt het terecht in de prullenbak. Dit zorgt ervoor dat het document niet voorgoed verwijderd is, maar nog altijd terug gezet kan worden. De prullenbak kan worden bezocht door te gaan naar het menu “Overzichten” en dan “Prullenbak”
#### Wat is bulk bewerken en hoe gebruik ik het?
Als je meerdere objecten tegelijk wilt wijzigen, kun je de bulk bewerk functie gebruiken. Het werkt op bijna dezelfde wijze
als de gewone bewerk-optie, behalve dan dat het formulier er anders uit ziet. In het formulier staan namelijk alleen de
gegevens die in alle geselecteerde objecten hetzelfde zijn. Als dus bijvoorbeeld de personen Henk de Vries en Henk de Ruiter
worden bewerkt, dan staat er in het formulier Voornaam: Henk, Tussenvoegsel: de, Achternaam:
Zodra je dan bijvoorbeeld Achternaam: Vries invult, dan worden beide personen aangepast en krijgen beide personen dus de achternaam “Vries”: ze heten dus allebei Henk de Vries.
Dit is een handige functie voor als een grote hoeveelheid objecten tegelijk moet worden aangepast. Als bijvoorbeeld 20 personen een extra adres krijgen, kan deze functie gebruikt worden en kan door het eenmalig invullen van een formulier dit probleem opgelost zijn, in plaats van 20 keer een persoon te moeten aanpassen.
Als een bulk bewerk formulier wordt opgeslagen, controleert het systeem of alle velden correct bewerkt zijn. Mocht dat niet het geval zijn, dan krijgt het veld een rode rand en kan de gebruiker alsnog de correcte gegevens invullen.